GDPR - Regulamentul european de protecție a datelor personale

Politica de confidențialitate și prelucrare a datelor cu caracter personal

de către „BEATRICE, ONICA-JARKA & ASOCIAŢII”

1. Introducere

Societatea civilă de avocaţi  „BEATRICE, ONICA-JARKA & ASOCIAŢII” (“BOJ&A”), operând sub brand-ul JOY LEGAL&BUSINESS, este dedicată respectării confidențialității datelor cu caracter personal pe care le prelucrează în cadrul activităților sale profesionale și de afaceri în calitate de operator de date cu caracter personal, în conformitate cu prevederile legislației care guvernează exercitarea profesiei de avocat și ale Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulaţie a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor - GDPR).

Prezenta Politică de confidențialitate BOJ&A rezumă preocuparea noastră permanentă de a asigura prin măsuri organizatorice şi tehnice respectarea principiilor și cerințelor  legale, astfel încât datele cu caracter personal să fie prelucrate în mod legal, echitabil și transparent; pentru scopuri determinate, explicite și legitime; să fie adecvate, relevante și neexcesive; să fie exacte și actualizate; să fie păstrate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară prelucrării pentru scopul identificat; să fie prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a acestora, respectiv protejarea tuturor operațiunilor privitoare în mod direct sau indirect la datele cu caracter personal, care previn prelucrările neautorizate sau ilegale, precum și pierderile sau distrugerile accidentale sau ilegale.

Prezenta politica de prelucrare a datelor cu caracter personal, aduce la cunoştinţa tuturor şi oricărora dintre persoanele vizate – clienţilor BOJ&A, colaboratorilor din cadrul structurii BOJ&A şi celor cu care conlucrează BOJ&A din cadrul profesiei de avocat, partenerilor contractuali de business, salariaţilor, potenţialilor salariaţi sau colaboratori, dar şi celorlalte persoane care contactează BOJ&A în orice modalitate în scopul de a beneficia de serviciile juridice ale BOJ&A sau de a colabora în cadrul organizării şi funcţionării activităţii noastre, precum şi reprezentanţilor (legali, convenţionali, persoane de contact, salariaţi sau colaboratori ai acestora, după caz) - categoriile de date cu caracter personal care se colectează, modalitatea şi scopurile de colectare şi prelucrare a datelor cu caracter personal, temeiurile juridice, durata prelucrării, precum şi drepturile şi modalitatea în care aceste drepturi pot fi exercitate şi situaţiile în care divulgăm sau transferăm date cu caracter personal. 

2. Identitatea și datele de contact ale operatorului de date cu caracter personal

Entitatea care prelucrează datele dumneavoastră cu caracter personal, inclusiv sub brand-ul Joy Legal&Business, este Societatea Civilă de  Avocați  „BEATRICE ONICA-JARKA & ASOCIAŢII” (“BOJA”), înregistrată în cadrul Baroului București (https://www.baroul-bucuresti.ro/avocati/65/beatrice-onica-jarka-asociatii), cu sediul în Bd. Mircea Voda, Nr. 34, Bl. M1, Sc. 1, Et. 3, Ap. 10, Cam. 1, Sector 3, Bucuresti, având cod de identificare fiscală RO 8037161.

Ne puteți contacta utilizând următoarele date de contact:

3. Ce date cu caracter personal prelucrăm și în pentru ce scopuri?

Datele personale prelucrate cu privire la clienții  BOJ&A / potenţiali clienți ai BOJ&A / reprezentanți legali, convenţionali sau persoane de contact (salariat sau colaborator) ale unui client sau potenţial client BOJ&A - cuprinse în contractul încheiat cu BOJ&A: e.g. numele și prenumele, domiciliul și codul numeric personal, adresă de corespondenţă, adresa e-mail, nr. telefon/fax, poziţia/funcţia (pentru reprezentantul clientului sau potenţialului client), sau orice alte date furnizate către BOJ&A fie în mod direct, fie de clientul pe care îl reprezentaţi, inclusiv date cu privire la minori, categorii speciale de date cu caracter personal (date de sănătate, afilieri politice, sindicale) sau date referitoare la condamnări penale și infracțiuni.

Scopurile prelucrării acestor categorii de date: 

· selectarea și cunoașterea clientelei conform obligațiilor legale specifice din materia combaterii spălării banilor și finanțării actelor de terorism;

· îndeplinirea obligațiilor instituite de lege în sarcina avocaților; 

· îndeplinirea obligației noastre profesionale de ținere a evidenței contractelor încheiate de forma de exercitate a profesiei de avocat;

· îndeplinirea obligațiilor fiscale legate de plata onorariului

· pregatirea şi realizarea serviciilor juridice solicitate;  

· executarea contractului încheiat cu BOJ&A, inclusiv realizarea activităților efectuate de BOJ&A în interesul Dvs. sau al clientului pe care îl reprezentaţi în baza acestui contract care stabileşte mandatul BOJ&A; 

· redactarea înscrisurilor în numele dumneavoastră sau al clientului pe care îl reprezentaţi, potrivit mandatului încredințat; 

· înaintarea către instanțe și alte instituții, autorități, organizații și persoane fizice sau juridice, din România și din alte țări, în calitate de reprezentant convențional sau apărător a cererilor și altor înscrisuri necesare executării mandatului încredințat;

· apărarea drepturilor și intereselor BOJ&A (e.g. recuperare onorarii)

· informarea clienților cu privire la evoluțiile legislative și jurisprudențiale în diverse domenii de interes (newsletter juridic) și cu privire la  evenimentele și proiectele BOJ&A, în măsura în care vă exprimaţi acordul Dvs. pentru a rămâne în contact conform preferinţelor Dvs. expres detaliate prin completarea formularului (link).,  subliniind aici şi faptul că, în orice moment ulterior, vă veţi putea exprima noile preferinţe sau înceta comunicarea, prin simpla accesare a opţiunii dezabonez din comunicările primite din partea BOJ&A. 

Datele personale prelucrate cu privire la  partenerii contractuali de business ai BOJ&A / reprezentanți legal, convenţionali sau persoane de contact (salariați sau colaboratori) ale unui astfel de partener - cuprinse în contractul încheiat cu BOJ&A: e.g. numele și prenumele, domiciliul și codul numeric personal, adresă de corespondenţă, adresa e-mail, nr. telefon/fax, poziţia/funcţia (pentru reprezentantul partenerului contractual de business), sau orice alte date furnizate către BOJ&A fie în mod direct de Dvs., fie de partenerul contractual de business pe care îl reprezentaţi.

Scopurile prelucrării acestor categorii de date: 

· asigurarea derulării acestui contract de business încheiat cu BOJ&A, 

· comunicarea cu Dvs. în orice aspect în legătură cu buna derulare a relaţiei contractuale cu partenerul de business al BOJ&A; 

Datele personale prelucrate cu privire la  potenţiali salariați / potenţiali colaboratori / potenţiali conlucrători e.g. numele și prenumele, domiciliul, adresă de corespondenţă, adresa e-mail, nr. telefon/fax, date referitoare la educaţie, pregatire şi calificare profesională, preferinţe, calitaţi personale orice alte date cu caracter personal pe care Dvs. înţelegeţi să le furnizaţi în mod direct şi liber ales către BOJ&A pe calea unui CV transmis prin orice mijloc (prin aplicare direct pe site  sau la adresele de email relevate).

Scopurile prelucrării acestor categorii de date: 

· evaluarea în vederea ocupării unui loc vacant în cadrul structurii profesionale BOJ&A;

· contactarea dumneavoastră în calitate de candidat cu privire la selecția CV-urilor, organizarea interviurilor, oferirea de feedback.

    Datele personale prelucrate cu privire la stagiari/practicanți în cadrul structurii profesionale BOJ&A cuprinse în contractul încheiat cu BOJ&A: e.g. numele și prenumele, domiciliul, codul numeric personal, adresă de corespondenţă, adresa e-mail, nr. telefon/fax sau orice alte date furnizate către BOJ&A în mod direct de Dvs. sau de entitatea (după caz) care va recomandă.

Scopurile prelucrării acestor categorii de date: 

· asigurarea şi menţinerea unei securităţi adecvate a structurii profesionale BOJ&A în care se desfăşoară activitatea, asigurarea şi menţinerea confidenţialităţii în cadrul profesional BOJ&A, inclusiv protejarea tuturor operațiunilor privitoare în mod direct sau indirect la datele cu caracter personal 

Datele personale prelucrate cu privire la persoanele care accesează site-ul enjoylegal.ro: informații personale colectate prin intermediul cookie-urilor și a tehnologiilor similare. Pentru mai multe detalii puteți accesa Secțiunea Politica privind cookies.

Dorim să vă aducem la cunoştinţă că pentru oricare şi toate prelucrările de date cu caracter personal evidenţiate în prezenta politica, cu referire la datele care sunt furnizate fie de Dvs. direct către BOJ&A sau de un terţ pe care îl reprezentaţi sau o entitate care vă reprezintă, necesare BOJ&A pentru ducerea la îndeplinire a oricărora dintre activităţile specifice şi în lipsa cărora acestea activităţi nu pot fi îndeplinite: 

· Nu utilizăm datele cu caracter personal pentru prelucrare automatizată și nici pentru realizarea de profile.  

· Nu luăm niciodată decizii automate cu privire la Dvs..  

· Utilizăm mijloace tehnice pentru stocarea datelor în condiții de securitate.  

· Nu prelucrăm date în scopuri secundare incompatibile cu scopurile pentru care le-am colectat. 

· Respectăm și asigurăm în mod strict secretul profesional.  

· Nu dezvăluim datele decât pentru realizarea intereselor Dvs. sau pentru îndeplinirea obligațiilor legale ale BOJ&A.  

· Confidențialitatea este pentru noi nu doar o obligație profesională a avocatului, ci și o valoare esențială. 

4. În baza căror temeiuri juridice prelucrăm datele cu caracter personal?

În desfăşurarea activitaţii specifice de prestare servicii de asistență juridică și reprezentare, respectiv în cadrul raportului juridic specific pe care dumneavoastră îl aveţi cu BOJ&A, temeiul juridic pentru prelucrarea datelor cu caracter personal poate fi: 

· Încheierea sau executarea unui contract, inclusiv a unui contract de asistență juridică - prelucrare datelor dumneavoastră este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract cu BOJ&A; 

· Respectarea unei obligații legale - prelucrare datelor dumneavoastră este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale a BOJ&A (păstrarea evidențelor contabile, arhivare etc.) ; 

· Protejarea intereselor dumneavoastră vitale - prelucrare este necesară pentru a proteja interesele vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice; 

· prelucrare este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public sau care rezultă din exercitarea autorității publice cu care este învestit operatorul; 

· Interesul legitim al BOJ&A sau al unei terțe părți - prelucrare este necesară pentru realizarea intereselor legitime ale operatorului sau ale unui ţerţ, cu excepția cazului în care prevalează interesele sau drepturile și libertățile fundamentale dumneavoastră fundamentale; 

· Consimțământul dumneavoastră – atunci când ați fost de acord cu prelucrarea datelor dumneavoastră pentru anumite scopuri urmărite de către BOJ&A;

În desfăşurarea activităților specifice (procedurile litigioase propriu-zise, dar și asistența juridică pre-litigioasă sau consultanța juridică acordată clienților), poate surveni prelucrarea de către BOJ&A de categorii speciale de date sau date referitoare la condamnări speciale și infracțiuni ale persoanelor vizate, care suplimentar temeiului juridic general, necesită întrunirea și a unei condiţii suplimentare specifice:  

· a fost obținut consimțământul dumneavoastră explicit;

· prelucrarea este necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță (pentru categorii speciale de date); 

· prelucrarea este necesară pentru protejarea intereselor vitale ale persoanei vizate sau ale unei alte persoane fizice atunci când persoana vizată se află în incapacitate fizică sau juridică de a-și da consimțământul;

· autorizarea legală (este acordată avocatului prin legislația procesual penală și cea care guvernează profesia de avocat - pentru prelucrările de date referitoare la condamnări penale și infracțiuni).  

5.    Către cine divulgăm sau transferăm date cu caracter personal?

Nu vom divulga datele dumneavoastră personale cu excepția cazurilor în care o asemenea divulgare este necesară pentru îndeplinirea scopurilor legitime de mai sus, în conformitate cu prevederile contractului de asistență juridică și standardele profesionale. În acest sens, BOJ&A poate dezvălui date personale către următoarele entități:

· Avocaților colaboratori BOJ&A și avocaților din cadrul altor forme de exercitare a profesiei de avocat aflați în relație de conlucrare cu BOJ&A, în calitate de profesioniști supuși obligației de păstrare a secretului profesional conform legii și statului care guvernează profesia de avocat;

· Specialiști și experți din domeniul juridic (mediatori, consultanți fiscali, consilieri în proprietate industrială);

· Instanțe judecătorești și arbitrale, parchete, organe de executare silită;

· Instituții și autorități publice;

· Auditori;

· Părți din dosarele în care asigurăm consultanță și reprezentare;

· Alte entităţi în legătură cu organizarea şi funcţionarea structurii BOJ&A  (parteneri contractuali de business ai BOJ&A cum ar fi furnizorii de servicii de asigurare profesională, cloud, telefonice etc.)

În cazuri excepționale, poate fi necesar sau chiar dumneavoastră puteți solicita transferul datelor dumneavoastră către jurisdicții terțe Spațiului Economic European și care nu beneficiază de o recunoaștere a gradului adecvat de protecție a datelor cu caracter personal din partea Comisie Europene. BOJ&A se va asigura în aceste cazuri de existența și aplicabilitatea unor măsuri de protecție adecvate precum semnarea Clauzelor contractuale standard, obținerea consimțământului dumneavoastră explicit etc.

6. Pentru cât timp păstrăm datele cu caracter personal?

Păstrăm datele cu caracter personal pe întreaga durată a contractului încheiat/a relației de afaceri/colaborare cu BOJ&A, dar şi ulterior în conformitate cu politica BOJ&A şi obligaţiile legale, după caz. Însă implementăm măsuri organizatorice şi tehnice care să ne permită să revizuim periodic datele colectate, analizând în ce măsură păstrarea lor este necesară scopurilor menționate, intereselor dumneavoastră legitime sau îndeplinirii obligațiilor legale de către avocat.

Ca regulă generală, datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi prelucrate de către BOJ&A până la momentul la care:

· nu mai sunt necesare pentru scopurile urmărite (inclusiv pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță) sau nu mai avem interese legitime care să justifice o asemenea prelucrare;

· vă retrageți consimțământul pentru prelucrarea datelor dumneavoastră personale;

· a încetat orice obligație legală a BOJ&A care impunea păstrarea datelor personale, inclusiv prin arhivare.

7. Ce drepturi aveți în calitate de persoane vizate și cum pot fi acestea exercitate?

Dorim să vă informăm că, dumneavoastră - în calitate de persoană vizată - beneficiați în condițiile legii de următoarele drepturi specifice în materie de prelucrare a datelor cu caracter personal:    

· Dreptul de acces la date; 

· Dreptul la rectificarea datelor; 

· Dreptul la ștergerea datelor; 

· Dreptul la restricționarea prelucrării; 

· Dreptul la portabilitatea datelor; 

· Dreptul de opoziție la prelucrarea datelor;  

· Dreptul de a nu fi supus unor decizi automatizate, inclusiv profilarea; și 

· Dreptul la notificarea destinatarilor privind rectificarea, ștergerea ori restricționarea datelor cu caracter personal;

· Dreptul de a vă retrage consimțământul - în orice moment ulterior exprimării de către dumneavoastră a acordului pentru a rămâne în contact cu BOJ&A privind comunicarea de către BOJ&A a oricăror aspecte relevante informări cu tematică juridică (e.g newsletter, informatii juridice actualizate, noutati legislative, cursuri, conferinte, seminarii) vă veţi putea exprima noile preferinţe sau înceta comunicarea, prin simpla accesare a opţiunii dezabonez din comunicările primite din partea BOJ&A.

În vederea exercitării oricăruia dintre drepturile menționate anterior, vă rugăm să înaintați solicitarea dumneavoastră în scris sau telefonic, utilizând datele de contact din Secțiunea 2 de mai sus.

Pentru gestionarea corespunzătoare a solicitării dumneavoastră, avem rugămintea să vă identificați cât mai complet posibil. În situația în care avem rezerve rezonabile cu privire la identitatea solicitantului, vom cere informații suplimentare pentru a confirma identitatea dumneavoastră.

Vom răspunde solicitărilor dumneavoastră neîntârziat, în orice caz, în termen de o lună de la data primirii solicitării conform prevederilor GDPR. În eventualitatea în care solicitarea dumneavoastră este una complexă, iar noi ne găsim în situația de a prelucra un număr mare de solicitări, este posibil să amânăm rezonabil acordarea unui răspuns cu privire la solicitarea dumneavoastră, cu până la maximum două luni și cu notificare prealabilă.

Răspunsul nostru, precum și orice informații solicitate, vă vor fi transmise în format electronic, cu excepția cazului în care le solicitați într-un alt format.

În ipoteza în care refuzăm să dăm curs solicitării dumneavoastră, vă vom prezenta motivele care au generat această decizie, precum și posibilitatea de a depune plângere la ANSPDCP și de a vă adresa justiției.

Exercitarea drepturilor dumneavoastră în calitate de persoană vizată este gratuită. Ne rezervăm dreptul de a percepe o taxă sau de a refuza să dăm curs solicitărilor dumneavoastră în măsura în care acestea prezintă un caracter vădit nefondat și excesiv, mai ales prin prisma caracterului repetitiv.                        

8. Politica de cookies

Modulele „cookie” sunt fișiere de mici dimensiuni, care conțin litere și numere stocate pe calculatorul, terminalul mobil sau un alt echipament pe care îl utilizați pentru a vă conecta la internet.

Modulele „cookie” se instalează prin solicitarea trimisă de serverul nostru web către browser-ul dumneavoastră (cum ar fi Internet Explorer, Chrome). Ele nu conțin software, viruși sau programe spyware și nu pot accesa informațiile stocate pe hard-disk-ul dumneavoastră.

Site-ul enjoylegal.ro utilizează următoare tipuri de cookies:

§ Cookies strict necesare - sunt esențiale pentru navigarea pe site-ul enjoylegal.ro și pentru asigurarea funcționalității acestora. Aceste module „cookie” nu colectează informații cu caracter personal despre dumneavoastră.

§ Cookies de performanță - colectează date cu privire la modul în care accesați site-urile enjoylegal, în scopuri statistice. Nu conțin informații cu caracter personal cum ar fi nume și adrese de e-mail și au drept scop îmbunătățirea experienței dumneavoastră de utilizator. Informațiile oferite de modulele „cookie” de performanță ne pot ajuta să înțelegem cum utilizați site-ul; de exemplu, dacă l-ați mai accesat în trecut, la ce v-ați uitat, pe ce ați dat click și cum ne-ați găsit. Ne vom folosi de astfel de date pentru a continua îmbunătățirea serviciilor pe care le oferim.

§ Cookies de analiză - generate de software-ul Google Analytics pentru a monitoriza activitatea utilizatorilor, precum și frecvența accesării site-ul enjoylegal.ro

§ Cookies de funcționalitate - memorează numele de utilizator, preferințele lingvistice sau regiunile din care se face accesarea, permițând astfel utilizatorului să personalizeze interfața site-ului.

Aveți posibilitatea de a selecta cookies-urile pe care doriți să le utilizați, cu excepția celor strict necesare (deoarece dezactivarea acestora va dezafecta servicii esențiale ale site-ului și va face utilizarea acestuia imposibilă), prin intermediului mesajului de tip pop-up care apare la momentul accesării site-ului. Cookies pot fi dezactivate și prin modificarea setărilor browser-ului (în acest sens este necesar să accesați pagina de setări a browser-ului dumneavoastră).

În plus față de cookies, site-ul enjoylegal utilizează și o serie de tehnologii similare, precum web beacons și/sau aplicații și widget-uri social media, după cum urmează:

Plug-in-urile Facebook Apreciere și Distribuire („Like and Share”) - permit utilizatorilor să aprecieze pagina de Facebook BOJ&A/enjoylegal sau să distribuie prietenilor site-ul enjoylegal. În cazul în care o persoană conectată la Facebook accesează site-ul, browser-ul trimite informații către Facebook, pentru ca Facebook să încarce conținut pe pagina respectivă. Printre datele care pot fi trimise către Facebook se numără: numele de utilizator, website-ul pe care îl accesați, data și ora accesării și alte informații care țin de browser. În cazul în care nu sunteți conectat(ă) la contul de Facebook, informațiile transferate către Facebook vor fi mai puține.

Facebook poate utiliza integral sau parțial aceste informații cu caracter personal, în vederea îmbunătățirii produselor și serviciilor Facebook și a prezentării de sporturi publicitare personalizate. Pentru informații suplimentare, puteți consulta Politica de confidențialitate a Facebook.

https://www.facebook.com/business/gdpr

Plug-in Google+ - în cazul în care accesați un website care are un plug-in Google, browser-ul dumneavoastră trimite o serie de informații către Google, cum ar fi URL-ul paginii pe care ați accesat-o și adresa dumneavoastră IP. Google poate accesa și citi modulele „cookie” stocate pe dispozitivul utilizatorului. Aplicațiile care utilizează serviciile de publicitate ale Google partajează și ele informații cu Google, respectiv numele aplicației și identificatorul unic pentru publicitate.

https://cloud.google.com/security/gdpr/

Plug-in „Distribuie pe LinkedIn” - când cineva accesează un website care are integrat un astfel de plug-in, LinkedIn primește următoarele informații despre utilizator: URL-ul website-ului accesat anterior și cel al website-ului accesat imediat după de utilizator. Noi primim informații și despre adresa IP, serverul proxy, sistemul de operare, browser-ul web și extensiile, datele de identificare ale dispozitivului și/sau furnizorului de servicii de internet și/sau identificatorul și caracteristicile telefonului mobil. În cazul în care website-ul este accesat de pe un dispozitiv mobil, acesta ne va trimite datele de localizare conform setărilor telefonului utilizatorului.

https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

Plug-in Twitter - când cineva accesează un website care are integrat un astfel de plug-in, Twitter poate primi următoarele informații cu caracter personal despre utilizator: Pagina web accesată, adresa IP, tipul de browser, sistemul de operare, informațiile aferente modulelor „cookie”. Aceste informații se colectează în vederea îmbunătățirii produselor și serviciilor Twitter, inclusiv a spoturilor publicitare și a reclamelor personalizate.

https://twitter.com/en/privacy

9. Ce măsuri am adoptat pentru asigurarea securității și confidențialității datelor cu caracter personal?

În vedere asigurării securității și confidențialității datelor dumneavoastră personale am adoptat și implementat măsuri adecvate de protecție, dintre care menționăm:

- La nivel tehnic: instalarea unor programe/sisteme informative împotriva atacurilor cibernetice și a altor potențiale încălcări ale securității datelor (antivirus, firewall, anti malware)

- La nivel organizatoric: adoptarea procedurilor interne de securitate a datelor cu caracter personal și instruirea angajaților, avocaților și a celorlalți parteneri și colaboratori în acest sens.

10. Glosar termeni legali

În vederea facilitării înțelegerii prezentei Politici de confidențialitate, aveți la dispoziție, în glosarul de mai jos, definițiile și explicațiile termenilor legali specifici utilizați în cuprinsul acesteia:

11. Prevederi finale

Prezenta Politică de confidențialitate este în vigoare începând cu data de 12 mai 2021.

BOJ&A își rezervă dreptul de a actualiza sau modifica conform necesităților prezenta Politică de confidențialitate. Într-o asemenea ipoteză, BOJ&A va publica versiunea actualizată/modificată pe această pagină de internet.